هل تخيلت يومًا أن معك في المنزل أعظم مدير مشروعات في العالم

 كونك مدير مشروعات يعني أنك شديد الملاحظة والربط بين المواقف؛ فهل لاحظت أنك طوال هذا الشهر الفضيل تشاهد يوميًا وقت أذان المغرب مشروع حقيقي متكامل، يتم تنفيذه بخطط وأدوات وتوليفة إدارية متقنة! ويمكنك تعلّم الكثير منها إذا فكّرت في مراحل تنفيذ وجبة الإفطار! دعنى اوضح لك ذلك بتفاصيل أكثر.

كما نعلم؛ دورة حياة أي مشروع تَمُر بخمس عمليات أساسية وهي:

1- عملية البدء في المشروع

وتشمل تقييم سريع للمشروع كـ تحديد أهدافه ومخرجاته ووقت التسليم، والميزانية، والمعنيين والمخاطر ومن ثم أخذ الأذن ببدء المشروع.

2- عملية التخطيط في المشروع

تشمل تحديد كيفية تنفيذ المشروع عبر مجموعة من الخطط لكل مرحلة.

3- عملية التنفيذ المشروع

 وتشمل توفير موارد المشروع وإدارة الفريق لتنفيذ الخطط الموضوعة ﻟﻀﻤﺎن سير اﻟﻌﻤﻞ بالجودة المطلوبة.

4- عملية الرقابة المشروع

والتحكم وهي عمليات تتم على مدار المشروع لقياس التقدم المحرز في المشروع وإجراء التغيرات إذا لزم الأمر.

5- عملية إغلاق المشروع

تشمل التأكد من تنفيذ المشروع بكامل اجزاءه طبقا للعقد وتسليمه وإغلاق جميع الأوراق الإدارية وأرشفتها بالشكل الصحيح.

الآن دعنا نرى سويًا كيف تقوم الأم/ الزوجة (مدير المشروع) يوميًا بتنفيذ جميع هذه العمليات بمهارة واحترافية.

يوميًا تبدأ الأم (مدير المشروع) عملها لتجهيز الإفطار (المشروع) بفهم وتقييم متطلبات المشروع وتحديد التسليمات الرئيسيه (مكونات وجبة الإفطار الرئيسية مثل عصائر – لحوم- شوربة – معجنات – سلطات…..) ومراجعة عوامل البيئة المحيطة EEF (مثل الإمكانيات المادية للأسرة ومدى جاهزية البيت بالموارد) وكذلك مراجعة مصادر العملية التنظيمية (OPA) من سياسات وإجراءات وضعها رب الأسرة (الراعي sponsor) ثم تقوم بتعريف المعنيين بالمشروع (من سيحضرون الإفطار)، وتحليل كافة المعلومات الخاصة بهم لمعرفة ما يحبون من أنواع الطعام وما لا يحبون.. وهكذا

وبعد ذلك تقوم بمناقشة رب الأسرة في هذا وعرض الأمر عليه بكل جوانبه لأخذ الأذن بالبدء وبذلك تكون الأم قد أتمت مرحلة البدء.

مرحلة التخطيط:

بعد ذلك تبدأ الأم (مدير المشروع) بإعداد الخطة لتنفيذ المشروع بكافة مراحله فتقوم اولًا بتجميع المتطلبات التفصيلية من المعنيين (أفراد الأسرة ) لمعرفة نطاق العمل التفصيلي (مكونات وجبة الإفطار التفصيلية مثل أي نوع من العصائر وأي نوع من الشوربات والكميات المطلوبة وكذلك أنواع اللحوم المطلوبة وباقي تفاصيل الطعام كمنتج للمشروع، وكذلك تحديد طريقة الطهي المطلوبة، على سبيل المثال: هل اللحوم ستكون مشوية أم غير ذلك، وإذا كانت مشوية هل تكون مشوية على الجريل أم على الفحم.. وهكذا.

بعد ذلك تقوم الأم/الزوجة (مدير المشروع) بتحديد الفريق المطلوب لتنفيذ المشروع وكذلك باقي أنواع الموارد من معدات (كـ محضرة الطعام والعجان والخلاط والأفران.. وخلافه) وكذلك الخامات المطلوبة، وتحديد ما هو متوفر بالمنزل وما هو مطلوب شراؤه من السوبر ماركت، والذي سيكون تبع خطة المشتريات، ومن هنا يأتي الحديث عن تحديد خطة المشتريات من خامات أو شراء بعض أجزاء الطعام جاهزة من أحد المطاعم أو محلات الحلويات.

ثمَّ تبدأ في تحديد الميزانية المطلوبة وعمل برنامج زمني بسيط للوقت الذي سيستغرقه المشروع، وكذلك الأخذ في الاعتبار بعض المخاطر، على سبيل المثال: (عدم توّفر بعض المواد الخام بالسوبر ماركت وأيضا انقطاع الكهرباء خصوصا أن هذا الأمر قد تكرر عدة مرات في الأشهر السابقة، وهكذا العديد من المخاطر السلبية التي قد تؤثر على زمن وتكلفة المشروع أو على رضاء المعنيين)

وتقوم الأم/الزوجة بعمل Risk Response بمعني أن تقوم بوضع حلول بديلة إذا حدثت أحد هذه المخاطر أو تقوم بوضع إجراءات لتجنبها أو نقلها لطرف آخر مثل طلب هذا الصنف من مطعم جاهز أو محل حلويات.

كل هذا بالإضافة إلى أن الأم بتقوم أيضَا بترتيب خطة الاتصالات بين أفراد المشروع والإتفاق على طريقة التواصل أثناء التنفيذ كاستخدام المكالمات الهاتفية المباشرة أو رسائل الواتس اب.

ومن ناحية أخرى يتم وضع خطة الجودة من الالتزام بإجراءات النظافة، معيار الملح المطلوب، ومستوى التسوية.. وهكذا!

بعد الانتهاء من الخطة يتم مشاركتها مع المعنيين (أفراد الأسرة) والمناقشة معهم والتعديل عليها، حتّى تحصل على موافقة الجميع.

عبر المراحل السابقة قامت الأم بتنفيذ أول عمليتين في دورة حياة المشروع (عمليّة البدء، وعمليّة التخطيط) مثلَ أفضل مديري المشاريع المحترفين.

بعد إقناع المعنيين (من سيتناولون الإفطار) وأخذ موافقة الجميع، تبدأ في توزيع المهام على فريق العمل (الأشخاص الذين يقوم بمساعدتها على مدار اليوم) وشرح خطة التنفيذ لهم باحترافية وذكاء، ويتم ذلك خلال اجتماع انطلاق المشروع (kickoff meeting) ثمّ تبدأ التنفيذ والرقابة بإستمرار على مدار اليوم للتحكم من سير العمل كما هو مخطط له، وربما إجراء بعض التعديلات عليها إذا لزم الأمر، واخيرًا التأكد من إعداد وتقديم وجبة إفطار لذيذة في الوقت المحدد.

أما هذه المراحل طبقت الثلاث عمليات التالية من دورة حياة المشروع (التنفيذ، الرقابة والتحكم، وأخيرًا عملية إغلاق المشروع).

أترى بالفطرة طبقت كل عوامل الإدارة العامة في تكوين هذه التوليفة، بتخطيط جيد، وتوجيه سليم وتنظيم مثالي.

ختامًا نقدّم كل الشكر لأعظم مديرة مشروعات فى العالم.. الآن جاء دورك اخبرنا هل ترى نماذج أخرى تطبيق عمليات إدارة المشاريع في حياتك بالمفطرة؟